TEMPO DE ESTUDO

2 HORAS

DIFICULDADE

MÉDIO

PROBABILIDADE

CAI EM 70% DAS PROVAS

1 - LEITURA

Atividade técnico-administrativa que tem por objetivo à manutenção dos níveis de estoques necessários ao atendimento da demanda, evitando-se a superposição de estoques ou desabastecimento do sistema.

Importância do Controle de Estoque

- Proporcionar subsídios para determinar o que é necessário adquirir.

- Garantir a regularidade do abastecimento.

- Eliminar perdas e desperdícios.

Requisitos necessários para um eficiente Sistema de Controle

Precisão da informação − Que possibilite condições para possíveis intervenções, quando necessário.

Objetividade − As informações devem ser claras e precisas.

Rapidez − Devem estar disponíveis, quando necessário.

Arquivo da documentação − As informações devem estar arquivadas adequadamente e facilmente localizadas, quando da necessidade de consulta.

Responsabilidade pelo controle de Estoque

Um controle de estoque eficiente é resultante da soma de esforços conjuntos de todos os envolvidos no serviço. Para tanto, os funcionários devem estar conscientes das suas responsabilidades, treinados e instrumentalizados para o bom desempenho das suas atividades.

Níveis de Estoque

O grande desafio da administração de materiais e o dimensionamento correto dos estoques. Para manter um nível de estoque que atenda às necessidades, com regularidade no abastecimento contínuo da rede de serviços, é necessário um controle eficiente e a utilização de instrumentos para registro das informações, que facilitem o acompanhamento.

Para dimensionar o tempo de reposição (período decorrido entre a solicitação até a entrega do produto) devem-se considerar os prazos necessários para execução das compras.

Elementos de Previsão de Estoque

Os elementos de previsão constituem a própria gestão dos estoques e, por meio deles, são definidas as quantidades a serem adquiridas, em intervalos de tempo compatíveis.

Consumo médio mensal – CMM.

Estoque mínimo − EMI (de segurança ou de reserva).

Estoque máximo − EMX.

Tempo de ressuprimento ou reposição − TR.

Ponto de ressuprimento ou reposição/estoque de alarme − PR.

Quantidade de ressuprimento − QR.

Consumo Médio Mensal − CMM

É a soma do consumo dos medicamentos utilizados em determinado período de tempo, dividida pelo número de meses da sua utilização. Quanto maior o período de coleta dos dados, maior a segurança nos resultados.

Estoque Mínimo(de Segurança ou de Reserva) − EMI

Quantidade mínima a ser mantida em estoque para atender o CMM, em determinado período de tempo, enquanto se processa o pedido de compra, considerando-se o tempo de reposição.

O estoque mínimo varia de acordo com o CMM e o tempo de reposição de cada produto.

Estoque Máximo − EMX

Quantidade máxima que devera ser mantida em estoque, que corresponde ao estoque de reserva mais a quantidade de ressuprimento.

Tempo de Reposição ou Ressuprimento – TR

Tempo decorrido entre a solicitação da compra e a entrega do produto, considerando o tempo gasto na emissão do pedido, a tramitação do processo de compra, o tempo de espera, a entrega do fornecedor, a entrada nos estoques, até a disponibilidade para a utilização do medicamento.

A unidade de cálculo do TR (tempo de reposição) é o mês.

Se determinado medicamento demora 15 dias entre o pedido da compra e a entrega pelo fornecedor, o TR será igual a fi (mês).

Se demorar uma semana, o TR será '/4.

Se um mês, o TR será igual a 1.

Se levar dois meses, o TR será igual a 2. E, assim, sucessivamente.

Ponto de Ressuprimento ou de Reposição – PR

Quantidade existente no estoque, que determina a emissão de um novo pedido de compra. Momento que sinaliza a reposição de determinado item do estoque.

Quantidade de Reposição ou a ser Adquirida – QR

Quantidade de reposição de medicamentos, que depende da periodicidade da aquisição.

QR: Quantidade de Reposição.

CMM: Consumo Médio Mensal.

TR: Tempo de Reposição

EMI: Estoque Mínimo.

EA: Estoque Atual.

QR = (CMMxTR+EMI) -EA

Curva ABC

Pelo sistema ABC determina-se a ordenação dos itens adquiridos, verificando-se que o maior valor financeiro de estoque se encontra concentrado numa pequena parcela de itens.

Quando se multiplica o número de unidades dos medicamentos consumidos durante um período determinado pelo seu custo unitário, os resultados se agrupam segundo ordem decrescente de valor, e se classificam da seguinte forma:

Classe A: representa o grupo de itens de maior importância financeira e deve ser tratado com maior atenção.

Classe B: representa os itens que devem receber uma atenção intermediaria.

Classe C: representa os itens de menor volume financeiro.

Na tabela abaixo é apresentada a distribuição média dos valores atribuídos a cada classe:

Em razão da valoração das classes, têm-se condições de estabelecer a política administrativa e financeira adequada à gestão de estoques. Obviamente, os controles financeiros serão mais apurados para os produtos da classe A, que consomem a maior parte dos recursos disponibilizados, determinando, assim, a emissão de pedidos de compra mais freqüentes, evitando-se imobilização de recursos financeiros e altos estoques. A mesma analise pode ser aplicada aos produtos da classe B; entretanto, para os produtos da classe C, em função do menor volume financeiro envolvido, sugerem-se poucos pedidos de compra e quantidades maiores na aquisição, observando-se logicamente, a capacidade de armazenagem.

A curva ABC, além de ser um efetivo instrumento de controle de estoque, é um sistema que fornece subsídios para uma aquisição adequada.

Existem hoje, disponíveis no mercado, sistemas de software contendo vários instrumentos de Gestão de Estoques que podem ser adquiridos e utilizados de acordo com a necessidade de cada serviço.

Curva XYZ

Curva XYZ – Classificação por essencialidade

X - Podem ser substituídos facilmente.

Y - Podem ser substituídos, porém com dificuldade.

Z – São insubstituíveis.

Considerar:

Menor estoque possível, desde que não falte – Risco da armazenagem.

Entrega parcelada.

Trabalhar sempre preferencialmente com registro de preços.

Manter estoque de segurança, principalmente de itens Z.

Comprar itens A para o menor tempo possível.

Cuidado com A e Z.

Cortes: Verificar 1º As, que têm maior impacto financeiro.

Tipos de Controle

Sem informação, não ha gerenciamento. Para obtê-las, devem-se utilizar diversos recursos: sistema informatizado, fichas de controle de estoque, formulários para registro das informações, inventário, relatórios de acompanhamento etc.

Qualquer que seja a forma de controle adotada, informatizado ou manual (fichas de controle de estoques), podem-se utilizar as duas formas de controle, para maior segurança e confiabilidade das informações.

a) Controle de estoque informatizado

Para informatizar os estoques é necessário:

- organizar o serviço;

- conhecer sistemas de controles eficientes;

- identificar as necessidades de informações a serem trabalhadas;

- identificar os tipos de relatórios utilizados e necessários;

- elaborar o projeto;

- reunir com a equipe responsável pelo desenvolvimento do software;

- testar o piloto;

- implantar (gradualmente) o sistema.

O sistema informatizado só agiliza o processo. Se não existir um controle eficiente, esse sistema não irá solucionar os problemas; pelo contrário, poderá aumenta-los.

b) Controle manual

Se o controle é feito manualmente, devem-se usar as fichas de prateleira, confrontando os registros ao final de cada mês.

Ficha de Controle de Estoque

Instrumento de controle simples, indispensável, quando não se tem um sistema informatizado.

Dados que devem constar em uma Ficha de Controle de Estoque:

Identificação do produto: especificação (nome, forma farmacêutica, concentração e apresentação) e o código do medicamento.

Dados da movimentação do produto: quantidade (recebida e distribuída), dados do fornecedor e requisitante (procedência/destinatário e número do documento), lote, validade, preço unitário e total.

Dados do produto: consumo mensal, estoque máximo e mínimo, e ponto de reposição.

Organização das Fichas de Controle:

As fichas de controle devem ser organizadas em ordem alfabética (pelo nome genérico), numeradas e datadas.

Ao término de cada mês, devem-se somar as entradas e saídas, confrontando os estoques físicos com as fichas, corrigindo as distorções, e atualizando-as.

O registro das entradas e saídas deve ser dado de forma diferenciada. As entradas em cor vermelha e as saídas nas cores azul ou preta, para fácil identificação das informações.

Inventário

Inventário e a contagem física dos estoques para verificar se a quantidade de medicamentos estocada coincide com a quantidade registrada nas fichas de controle ou no sistema informatizado.

Quando se deve fazer um Inventário

Por ocasião do início de uma nova atividade ou função, ou termino de um ano de trabalho.

Sempre que o responsável se ausentar das funções, ao deixar e/ou assumir um novo cargo ou função.

Periodicidade do inventário:

- diariamente, de forma aleatória, para monitorar produtos de controle especial (psicotrópicos, entorpecentes), medicamentos de alto custo e os de maior rotatividade.

- Semanal, pela contagem por amostragem seletiva de 10% a 20% dos estoques.

- Trimestral.

- Anual, obrigatoriamente, ao final do ano-exercício, para atualização dos estoques e prestação de contas.

Importância do Inventário

Permitir verificar as divergências entre os registros e o estoque físico.

Possibilitar avaliar o valor total (contábil) dos estoques para efeito de balanço ou balancete, no encerramento do exercício fiscal.

Tipos de Inventários

a) Geral

Realizado anualmente, com fins contábeis e legais, para incorporação dos seus valores ao balanço ativo da instituição e para a programação orçamentária do próximo exercício.

b) Periódico

Realizado em intervalos de tempo (mensal, bimensal, trimestral, semestral etc.).

c) Permanente ou contínuo

Realiza-se sem intervalo de tempo, sempre após a entrada e saída de produtos, o que permite eliminar prontamente as falhas e causas.

Procedimentos Operacionais para Realização de lnventários

Elaborar um instrumento padrão (formulário), com as especificações de todos os produtos, lote, validade, quantidades previstas, quantidades em estoque, diferenças (para mais e para menos) e percentual de erros.

Determinar o período para realização do inventário.

Designar responsáveis para contagem.

Proceder à arrumação física dos produtos, para a agilização da contagem.

Retirar da prateleira os produtos vencidos ou prestes a vencer, bem como os deteriorados, e dar baixa nos estoques.

Comunicar, por escrito, aos interessados (administração e usuários) a data de início e finalização do inventário.

Atender a todos os pedidos pendentes antes do início do inventário.

Revisar as fichas de controle (somando entradas e saídas).

Realizar a contagem. Cada item do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda contagem deve ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergência de contagem, efetuar uma terceira contagem.

Confrontar os estoques das fichas com o estoque físico.

Atualizar os registros dos estoques, fazendo os ajustes necessários.

Elaborar o relatório e encaminhar cópias às áreas competentes.

Recomendações

Durante o período de inventário, o atendimento deve ser suspenso, exceto para os pedidos de urgência.

As entradas e saídas de medicamentos devem ser lançadas somente após a finalização do inventário, para evitar risco de dupla contagem do mesmo produto.

No caso de divergências nos estoques:

Registrar a ocorrência.

Rastrear as notas fiscais de entrada, documentos de saída, registros de ocorrências de devolução, remanejamentos, perdas e validade vencida, para identificar as possíveis falhas.

Revisar as somas das entradas e saídas das fichas de controle, para avaliar se houve erro na soma ou registros, etc...

Em caso de desvio de medicamentos, comunicar por escrito à área competente, para as providências cabíveis.

Valoração dos Produtos em Estoque

A valoração dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos produtos, tomando-se como base o preço de aquisição do mercado.

A valoração dos estoques pode ser feita utilizando-se quatro métodos:

- Custo médio.

- Método PEPS - FIFO.

- Método UEPS - LIFO.

- Custo de reposição.

É o método mais utilizado. Por este método, o valor do estoque é calculado pela média dos preços das entradas dos produtos.

Avaliação pelo Método PEPS − FIFO

A sigla PEPS é a abreviatura da frase: "primeiro a entrar, primeiro a sair". Em inglês,

FIFO: "first in first out". A avaliação dos estoques é feita pela ordem cronológica das entradas. A saída do material pelo lote mais antigo, cujo preço está baseado no custo de entrada no estoque.

Terminado o lote mais antigo, aplica-se o preço do segundo lote mais antigo. O saldo em estoque é calculado pelo preço das entradas de medicamentos.

A vantagem desse tipo de avaliação é que o valor dos estoques fica sempre atualizado em relação ao valor da última entrada. O valor dos estoques se aproxima dos preços atuais de mercado.

O preço da produção é calculado em função dos valores dos primeiros lotes de entrada nos estoques.

Avaliação pelo Método UEPS — LIFO

A sigla UEPS é a abreviatura da frase:"ultimo a entrar, primeiro a sair". Em inglês, LIFO: "last in, first out". A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar nos estoques.

O valor dos estoques é calculado tomando como referência o último preço que, normalmente, é mais elevado e provoca uma supervalorização dos estoques. A vantagem do método é a simplificação dos cálculos.

Os métodos mais utilizados para avaliação de estoques são: FIFO e LIFO. A escolha do método depende de como se pretende avaliar os estoques. No método FIFO, a avaliação baseia-se em custos recentes de aquisição; no LIFO, o inverso.

Avaliação pelo Custo de Reposição

É o preço unitário de reposição do estoque que ajusta a avaliação dos estoques. Assim, o valor dos estoques é sempre atualizado em função dos preços de mercado.

Documentação

O controle da documentação, principalmente notas fiscais de entradas de medicamentos e guias de remessas, são imprescindíveis ao serviço, além de formulários de controle e registro das informações, para acompanhamento e avaliação do processo.

Elaboração dos Documentos

Para elaboração de documentos, é necessária a aplicação de metodologia, que comentaremos brevemente, apenas para lembrar de alguns elementos indispensáveis a essa elaboração.

a) Cabeçalho

Todo documento deve constar de cabeçalho, com dados da instituição e suas vinculações, além das fontes para contato e comunicação (endereço, telefone, fax e e-mail).

b) Título

Todo documento deve constar de título em destaque que o identifique. Exemplo: Mapa de Movimentação de Medicamentos.

c) Especificações

São dados referenciais do documento, tais como, número, destinatário, endereço, especificações, espaços para data, e assinaturas do emitente e do recebedor.

Principais Documentos para o Armazenamento

Livro-ata para registro de notas fiscais.

Ficha de controle de estoque.

Documento de Requisição (ou solicitação) de Medicamentos − RM.

Guia ou Nota de Medicamento Fornecido − GMF ou NME

Demonstrativo da Movimentação Mensal de Medicamentos − MMM.

Boletim para informação dos medicamentos.

Formulários para entrada e distribuição de medicamentos, avaliação de fornecedores, notificação de ocorrências no recebimento dos produtos, devolução, remanejamento, vencidos, incinerados, medicamentos sem movimentação, inventário etc.